تقریبا
همه‌ی افراد برخی اوقات کارهای خود را از زمانی به زمان دیگر موکول
می‌کنند اما روانشناسان می گویند 20 درصد از افراد به صورت مزمن با این
مشکل دسته و پنجه نرم می کنند. بعلاوه با افزایش روز افزون عواملی که باعث برهم زدن تمرکز می شود، درصد افرادی که از مشکلات جدی تعویق کارها رنج می برند، رو به افزایش است.
مشکل اینجاست که هر یک از ما به عنوان یک کارآفرین
با چالش یافتن زمان برای انجام تمامی کارهای خود مواجه هستیم. اما اگر با
اتلاف وقتمان در انجام کارهای بی‌اهمیت به دنبال راهی برای اجتناب از
کارهای مهم و مسئولیت های خود باشیم، می بایست به دنبال روش‌هایی برای
کنارگذاشتن همیشگی این عادات کشنده موفقیت باشیم.
دست
کشیدن از تعویق کارها آسان نیست. این کار با شروعی چالش‌برانگیز همراه می
باشد ولی امکانپذیر است. در ادامه چرایی تمایل افراد برای به تعویق انداختن
وظایف عنوان شده و راه‌حل‌ها و تکنیک‌هایی برای رهایی از آن بیان می‌گردد.
با اسکیل ما همراه شوید.
1. حس می‌کنید وظایف فراوانی دارید
گاهی
اوقات، وقتی شما حس می‌کنید که تعداد کارهایی که می بایست انجام دهید بیش
از اندازه زیاد می باشد خیلی راحت دست از کار می‌کشید. این حس می‌تواند
موقعی که شما با وظایف بزرگ یا پیچیده مواجهید نیز به شما دست دهد و به جای
انجام دادن شان، از آنها دست می‌کشید و به خود می‌گوید برای انجام دادن
این وظایف ساعت‌ها وقت نیاز است که شما ندارید بنابراین شما باید منتظر
بمانید تا وقتش برسد. اگر اینطور تصور کنید زمان آن هیچ وقت فرا نمی‌رسد.
راهحلش خرد کردن وظایف به بخش های کوچکتر می باشد.
مانند این ضرب المثل قدیمی"من چطور می‌توانم یک فیل را بخورم؟ باید آن را
لقمه به لقمه بخورم". وظایف بزرگ را به بخش‌های کوچکی تقسیم کنید که کامل
شدنش بیش از 15، 30 یا 45 دقیقه وقت نمی‌گیرد. این وظایف قابل کنترل را در
لیست روزمره‌تان قرار دهید و شروع به انجامش کنید.
2. زمانبندی بدی داشته اید
اغلب
افراد وظایفشان را به تعویق می‌اندازند چرا که زمان انجام دادن کارهایشان
با ریتم عادی بدنشان همسو نیست. ریتم‌های شبانه‌روزی، چرخه‌های خواب و
بیداری‌مان را تنظیم می‌کند. وقتی شما خسته می‌شوید خیلی راحت از انجام دادن کارها دست می‌کشید. و فرداهایتان نیز به همین صورت تکرار می‌شود.
راهحلش اینست که بهترین زمان‌هایتان را دریابید.
زمان‌هایی که در آن سرحال هستید. آیا شما شخص سحرخیزی هستید یا اینکه بعد
از ظهرها سرزنده‌اید؟ بعد از شام چی، حال و حوصله دارید؟ بسیار حیاتیست که
وظایف مشکل، سردرنیاوردنی و ناخوشایند را در مواقعی که سرحال هستید انجام
دهید. در این صورت احتمال تاخیر در کارها کاهش می یابند.
3. شما از انجام برخی وظایف متنفرید
هر
کسی از انجام دادن برخی از وظایف متنفر است. شاید یک صورت حساب، مجموعه ای
از تماس با مشتریان، و یا کار بر روی بودجه باشد. فرقی ندارد چه کار
ترسناکی است اگر واقعا از آن متنفر باشید به تاخیر انداختنش ساده می گردد.
مهار این مساله وقتی که با تعویق همراه شود مشکلتر می‌شود. تعویق فقط
مواجهه با آن را سخت‌تر می‌کند و به یک مارپیچ منفی تبدیل می‌شود.
راهحلش اینست که به خودتان جایزه بدهید.
ترکیب کردن وظایف ناخوشایند با جایزه دادن به سرانجام می‌رسد درست مثل
خوردن یک داروی تلخ با یک قاشق عسل. به خودتان قول بدهید که بعد از انجام
دادن کامل این وظیفه، به کارهایی که از آن لذت می‌برید خواهید پرداخت.
می‌توانید
از این تکنیک به هنگام مطالعه برای کنکور استفاده کنید. مثلا رمان، فیلم
یا غذایی را که دوست دارید در کنار دستتان بگذارید اما تا وقتی که مطالعه
دروستان تمام نشده، حتی اجازه لمس کردن آن را نیز به خود ندهید.
4. نیازمند این هستید که حس کنید کاری اضطراری می باشد
آیا
نیازمند موعدهای اساسی برای پایان کاری می باشید؟ برخی از افراد می‌گویند
"ما وقتی تحت فشار باشیم بهتر کار می‌کنیم". هیچ مطالعه‌ای هنوز برای حمایت
از این باور صورت نگرفته است، اما همچنان این باور پابرجا و جاودانه است.
افراد می‌خواهند باور کنند موقعی که تحت فشارند بهتر عمل می‌کنند. به
طوریکه خودشان را در این موقعیت قرار می‌دهند و همین کار باعث می‌شود در
چرخه‌ی تعویق بیافتند. اگر شما جزو افرادی هستید که تا آخرین لحظه برای
انجام دادن کاری منتظر می‌مانید پس مشکل شما اینجاست.
راهحلش اینست که یک مهلت نادرست برای خود تعیین کنید.
اگر شما ساعت‌تان را 5 یا 10 دقیقه به عقب بکشید از این مهلت نادرست پیروی
کرده‌اید. هر بار که به ساعت‌تان نگاه می‌کنید با خود صادق باشید مثلا
بگوید ساعت 9:00 نیست ساعت 8:50 است. به جای اینکه خودتان را فریب دهید که
الان دیر شده است به خاطر بسپارید که زمان ناصحیح باعث می‌شود ما به موقع
کارهایمان را انجام دهیم و خودآگاهی‌مان افزایش یابد.
شما
می‌توانید کارهای یکسانی را با تعیین موعد مقرری انجام دهید. مثلا به
خودتان بگوید که این گزارش را باید جمعه صبح آماده کنم نه جمعه بعدازظهر.
یا اینکه زمان انجام این وظیفه 30 دقیقه است سپس وقتتان را با این 30 دقیقه
تنظیم کنید.
راه‌حل پایانی: اگر هیچ یک از این راه حل ها کار ساز نشد زمانی را به خاطر بیاورید که تعویق کارها موجب استرس،
حسرت، تحقیر یا حتی ضرر مالی کسب‌وکار شما شد. وقتی در حال تعویق کاری
هستید به عواقب نامطلوب آن فکر کنید. این تصویر سازی شما را به سمت سرازیری
انجام دادن آن کار سوق می‌دهد.
یادگیری
مقابله با تعویق کارها موجب انضباط شخصی می‌شود. مانند دیگر تغییرات
رفتاری، مقابله با تعویق نیز بلافاصله اتفاق نمی‌افتد و شما ممکن است با
شکست‌هایی مواجه شوید. پیروی کردن از موارد گفته شده باعث پیشرفت در
کارتان، انجام دادن وظایف روزمره‌تان و قرار گرفتن در چرخه مثبت می‌شود.
کوین سیستروم، مؤسس و مدیرعامل میلیاردر اینستاگرام است که با استفاده از عادت 60 دقیقه‌ای خود توانسته بهره وری و کارایی اش را حفظ کند. با یوکن همراه باشید.
شبکه اجتماعی
اینستاگرام طرفداران زیادی دارد و روزانه کاربران زیادی را به خود جذب
می‌کند، به طوری که اگر تصمیم داشته باشید تنها برای چند دقیقه تصاویر
دوستان خود را بررسی کنید چندین ساعت بدون این که متوجه شوید در بین تصاویر
به اشتراک گذاشته شده غرق می‌شوید و گذر زمان را از یاد می‌برید. شاید حتی
با گشت زدن در بین تصاویر اینستاگرام نتوانید کارهای روزانه خود را انجام
دهید یا حتی دیرتر به محل کار برسید.
اما فکر می‌کنید مدیرعامل اینستاگرام چگونه زمان را مدیریت می‌کند تا کارایی‌اش بالا رود.
کوین سیستروم به ورزش صبحگاهی بسیار اهمیت می‌دهد
وقتی از سیستروم سوال شد به کدام
عادت صبحگاهی اهمیت می‌دهد که حاضر نیست آن را از دست بدهد، در پاسخ گفت
ورزش صبحگاهی برایم بسیار مهم است. به نظر می‌رسد مؤسس اینستاگرام همانند
تیم کوک مدیرعامل اپل، جک دورسی مدیرعامل توییتر و اسکوئر و ریچارد برانسون
مؤسس شرکت ویرجین، هیچ وقت ورزش صبحگاهی را رها نمی‌کند.
سیستروم کمی نرمش صبحگاهی می‌کند و
یک ساعت را به دوچرخه‌سواری اختصاصی می‌دهد، حتی می‌خواهد یک بار در
مسابقات دوچرخه‌سواری یک روزه‌ی فرانسه در جاده‌های ناهموار، شرکت کند و
تجربه‌ای از مسابقات Paris-Roubaix داشته باشد.
بنیان‌گذار اینستاگرام و قانون "پنج دقیقه"
سیستروم می گوید اگر به انجام
کاری رغبت ندارید، با خودتان عهد کنید تنها برای مدت پنج دقیقه آن کار را
انجام دهید. بعد از این مدت می‌بینید که به خوبی کار مورد نظر را انجام
داده‌اید. با این قانون می‌توانید از به تعویق انداختن کارهای خود جلوگیری
کنید، زیرا وقتی به کاری علاقه نداشته باشید شروع آن برایتان سخت خواهد
بود، زیرا انگیزه کافی برای قدم گذاشتن در این راه را ندارید؛ اما وقتی
می‌گویید تنها پنج دقیقه انجام می‌دهم، ذهنتان این مسئله را می‌پذیرد و
راحت‌تر می‌توانید آن را انجام دهید. بعد از پنج دقیقه اول می‌توانید پنج
دقیقه بعدی را هم انجام دهید. پس قانون "تنها پنج دقیقه" به شما امکان
می‌دهد تا کارهایی که برایتان سخت است را شروع کنید.
در پایان سیستروم از علاقه‌ی خود به اپلیکیشن Waze
صحبت کرد که به او کمک می‌کند تا در زمان خود صرفه‌جویی کند. این اپلیکیشن
سریع‌ترین راه رسیدن به مقصد را با دور بودن از ترافیک معرفی می‌کند. به
گفته‌ی مدیرعامل اینستاگرام، این برنامه به او کمک می‌کند تا وقت زیادی را
در ترافیک صرف نکند و از اتلاف وقت دور باشد.
رایورز - امروزه شاهد
پیشرفت هوش مصنوعی و کاربرد آن در تمامی وسایل هستیم. اما با وجود پرکاربرد
بودن این فناوری، عمر آن به این زودی به پایان نمی‌رسد.
بدون تردید تاکنون اصطلاح "هوش مصنوعی" را شنیده‌اید. بر اساس گزارش
گوگل ترندز، در سال 2012 فقط 5 درصد از مردم آمریکا در مورد هوش مصنوعی در
اینترنت جست‌وجو کرده بودند. اما در سال 2017 این عدد به حدود 60 درصد
رسیده است.
هوش مصنوعی بر خلاف سایر فناوری‌های زودگذری که وارد صنعت تکنولوژی
می‌شود، به این زودی دچار افت و نزول نمی‌شود. توسعه هوش مصنوعی در حقیقت
به گونه‌ای است که روز به روز نفوذ خود را در زندگی افراد بیشتر می‌کند.
به گزارش ونچربیت، بر خلاف روزهای اولی که فناوری هوش مصنوعی وارد بازار
شده بود، امروز شاهد این هستیم چارچوب‌های قوی و مفید زیادی نظیر تنسورفلو
و کافه وجود دارد که نیاز بسیاری از مهندسان به کدنویسی را مرتفع کرده و
باعث اجرای آسان فناوری‌های هوش مصنوعی شده است.
این چارچوب، موجب صرفه جویی قابل توجه در وقت و منابع شده است و فناوری
هوش مصنوعی را روز به روز گسترده‌تر خواهد کرد و در اختیار تمامی شرکت‌ها
قرار خواهد داد.
شبکه‌های عصبی بسیار زیادی وجود دارد که از پیش آموزش‌دیده هستند و برای
مصارف عمومی در زمینه‌های مختلف نظیر محتوا، تصویر و تشخیص صدا مورد
استفاده قرار می‌گیرند.
این شبکه‌ها به رشد و رونق تلاش‌های مربوط کارآفرینی در حوزه هوش مصنوعی
کمک می‌کنند و امکان استفاده از مدل‌های شبکه عصبی از پیش تهیه‌شده را
فراهم می‌کنند. یولو، فستکست و دیپ اسپیچ از جمله مواردی هستند که از این
امکانات بهره برده‌اند.
نگهداشت سرویس‌های هوش مصنوعی به مقدار زیادی مقرون به صرفه است و
افزایش سرعت محاسبات در آن، به لطف جی.پی.یو عامل بسیار مهمی در رشد
روزافزون هوش مصنوعی می‌باشد.
از آنجا که ارائه دهندگان فضای ابری مانند آمازون، هزینه خدمات خود را
به طور مداوم کاهش می‌دهند، هزینه‌های نگهداشت هوش مصنوعی، مقرون به صرفه
است. همچنین بازده محاسبات روی جی.پی.یو، خیلی بیشتر از روش‌های دیگر است.
به همین خاطر هم بسیاری از فناوری‌ها، می‌کوشند که به نحوی از این فناوری
بهره‌مند شوند.
These
technologies all have staying power. They will affect the economy and
our politics, improve medicine, or influence our culture. Some are
unfolding now; others will take a decade or more to develop. But you
should know about all of them right now.
We often confuse being
productive with working as fast as we can, every second of the day. We
fear that slowing down to get organized will kill our productivity, but
the facts suggest otherwise:
The average office employee spends over one hour each day just looking for things.
The average U.S. executive spends six weeks per year searching
through messy desks and disorganized files for misplaced information.
23% of adults say they're late paying their bills because they lose them.
Being disorganized is costly, in terms of both money and time. But if
you can convince yourself to slow down and get organized, the ROI will
shock you.
"For every minute spent organizing, an hour is earned." – Benjamin Franklin
While Benjamin Franklin's estimation is overstated, spending time
getting organized is still a valuable investment. Experts estimate that
every hour spent in planning and organizing saves three to four hours of
time that would otherwise be wasted.
There's a reason why people who are the calmest and least stressed
are the ones who get the most done—they understand the importance of
organization, and they've adapted their habits accordingly. The good
news is that you can become more organized and productive too, just by
emulating the habits that they rely on.
They don't let their desks get cluttered. You may
think you know exactly where, and in which stack of paper, you can find a
particular document. But you're kidding yourself if you don't think
you'd be more productive with a clean and organized desk. Just the act
of organizing the stuff on your desk helps you organize it in your mind.
In addition, research conducted at Princeton University revealed that
the more our brains are bombarded by the competing stimuli on a
cluttered desk, the less we're able to focus. And this wasn't just
subjective evidence; they were able to see the difference in MRIs of the
subjects' brain activity.
They never touch things twice. Organized and
productive people never put anything in a holding pattern, because
touching things twice is a huge time-waster. Don't save an e‑mail or a
phone call to deal with later. As soon as something gets your attention,
you should act on it, delegate it, or delete it.
They don't respond to e-mails as they arrive. Productive
people don't allow their e‑mail to be a constant interruption. In
addition to checking their e-mail on a schedule, they take advantage of
features that prioritize messages by sender. They set alerts for their
most important vendors and their best customers, and they save the rest
until they reach a stopping point in their work. Some people even set up
an autoresponder that lets senders know when they'll be checking their
e-mail again.
They work from a single to-do list. Remember the
days when people used to buy those expensive, leather-bound planners and
fill them up with a to-do list color-coded by priority? Those might
seem a bit old school now, but no one can deny that it was effective.
Why were those planners effective? They reminded us how important it is
to keep a single to-do list. When you consolidate everything into one
list, you always know where to look, and you can stop wasting time
trying to remember which list has the information you need.
They have a high level of self-awareness. Highly
productive and organized people have a clear sense of who they are. They
know their weaknesses, and they put organizational structures in place
to overcome them. If they tend to let meetings run too long, they set a
timer. If they have trouble keeping meetings productive, they make an
agenda. If they forget to check their voicemail in the morning, they set
a reminder. The details don't matter; what's important is that they
think carefully and use specific aids and routines that work with their
organizational weaknesses.
They make time for lunch. We've all been
there—you're head-down busy, and by the time you look up, it's way past
lunchtime. You end up either going without, or grabbing a donut or a bag
of chips from the snack machine. Both are really bad ideas. The donut
will give you an energy boost for about 20 minutes, but after that, your
focus will drop like a rock. As far as skipping meals, not only does it
affect your concentration, productivity, and problem-solving skills, it
also affects your waistline—and not in the way you might expect.
Research from Ohio State University shows that the weight you lose by
skipping meals is muscle weight that you regain later as fat.
They eat frogs. "Eating a frog" is the best antidote
for procrastination; ultra-productive people start each morning with
this tasty "treat." In other words, they do the least appetizing, most
dreaded item on their to-do list first, before they do anything else.
After that, they're freed up to tackle the stuff that excites and
inspires them.
They tidy up at the end of each day. The best remedy
for clutter is to set aside about 10 minutes at the end of each day to
organize your desk. Although we know that it’s best to touch things only
once, we've all stopped halfway through a task because the phone rang
or somebody stopped by to chat. You really can't prevent such things,
but you can end the day by resolving all of the things you left half-finished.
They plan their days the night before. Organized and
productive people go to bed each night, secure in the knowledge of what
they'll accomplish the following day. They get their priorities
straight the night before, so that once the day starts, they're less
likely to get distracted by the "tyranny of the urgent"—those little
fires that pop up and get in the way of their real priorities.
They make full use of technology. There's been a lot
said about how modern technology extends the work day, making it so
that we're always on the clock. While that may be true, technology can
also make us more productive. Whether it's setting up an e‑mail filter
to keep your inbox spam-free, or using an app like Evernote to organize
information you're going to need again, technology isn't always bad.
Used properly, it can save a lot of time.
They don't ignore their snail mail. For this one, we
go back to the "touch it once" philosophy. For most of us, there's not a
lot of snail mail these days that we actually look forward to. But
ignoring it can cause problems, especially when it comes to things like
bills and tax notifications. Just go ahead and open it, and take care of
it as soon as it arrives; otherwise, you'll end up digging under the
sofa cushions searching for that overdue bill.
Bringing It All Together
Every minute you spend looking for something you misplaced, or trying
to remember what you're supposed to do next, will harm your
productivity. That, in turn, eats into your career potential. The good
news is that there are many tools you can use to stay organized and
productive, and so even the most disorganized among us can put a system
in place to keep us in check.
What tools do you use to stay organized and productive? Please
share your thoughts in the comments section below, as I learn just as
much from you as you do from me.
ABOUT THE AUTHOR:
Dr. Travis Bradberry is the award-winning co-author of the #1 bestselling book, Emotional Intelligence 2.0, and the cofounder of TalentSmart, the world's leading provider of emotional intelligence tests and training,
serving more than 75% of Fortune 500 companies. His bestselling books
have been translated into 25 languages and are available in more than
150 countries. Dr. Bradberry has written for, or been covered by, Newsweek, TIME, BusinessWeek, Fortune, Forbes, Fast Company, Inc., USA Today, The Wall Street Journal, The Washington Post, and The Harvard Business Review.
If you'd like to learn how to increase your emotional intelligence (EQ), consider taking the online Emotional Intelligence Appraisal® test that's included with the Emotional Intelligence 2.0 book. Your test results will pinpoint which of the book's 66 emotional intelligence strategies will increase your EQ the most.
