چند راهنمایی برای تکمیل به‌موقع پروژه‌ها

 ۳ بهمن ۱۳۹۴  الهه نیک نفس

بخشی از یک کار فریلنسینگ پذیرفتن این واقعیت است که تکمیل کارها در زمان تعیین‌شده، بخشی از شغل شماست. گرچه این موضوع ممکن است شرایط را سخت کند، اما درواقع به فریلنسرها کمک می‌کند که کارایی و بهره‌وری خود را در سطح بالا حفظ  کنند، که درنهایت به کسب‌و‌کاری سودآور منجر خواهد شد.

در این مطلب نگاهی داریم به ۱۰ موردی که می‌توانید با انجام آنها پروژه‌‌های خود را در زمان تعیین‌شده تکمیل کنید.

۱- با انتظارات واقع بینانه آغاز کنید.
از مهم‌ترین عوامل تاثیرگذار در تکمیل پروژه‌ها در زمان تعیین‌شده، این است که کارهایی که زمان انجام آنها واقع‌بینانه تعیین نشده است را نپذیرید.
اگر یک مشتری و یا یک مشتری بالقوه، درتلاش است که پروژه‌ای را با انتظاراتی غیر‌واقع بینانه آغاز کند، لازم است هرچه سریع‌تر درمورد شرایط زمانی به توافق برسید؛ در غیر این صورت خیلی زود مشکلات آغاز خواهند شد.
بسیاری از مشتریان نمی‌دانند که برای به اتمام رساندن یک پروژه چه کارهایی باید انجام شود، و قادر به تشخیص نیستند که چه چیز واقع‌بینانه است و چه چیزی نه؛ بنابراین این از مسئولیت‌های یک فریلنسر است که اطمینان حاصل کند برنامه‌ریزی‌ها و زمان اختصاص داده‌شده به پروژه معقول و منطقی است یا خیر.

۲- به خودتان زمان بدهید که بهترین کیفیت کارتان را ارائه بدهید.
هنگام ارزیابی یک برنامه‌ی زمانی ارائه شده توسط مشتری، ممکن است از ابتدا بدانید که در صورت قبول شرایط، ناچار خواهید بود کار خود را با عجله انجام بدهید. در این صورت اگر مسائل مالی و دیگر شرایط مناسب باشند ممکن است وسوسه شوید که پروژه را قبول کنید؛ حتی با این وجود که می‌دانید شرایط زمانی بحرانی مانع خواهد شد که بهترین کار خود را ارائه بدهید. اگر پروژه‌های مشابه را قبول کنید و در طول کار از کیفیت بخش‌هایی از آن کم کنید، کیفیت نهایی پایین‌تر اغلب برای شما و نیز مشتری قابل‌قبول نخواهد بود.
در نتیجه بهتر است همیشه کاری را برعهده بگیرید که به شما احساس رضایت می‌دهد و کمک می کند که مشتری‌های تازه‌ای پیدا کنید، نه این که مشتری‌هایتان را فراری بدهید! هنگامی که پتانسیل‌های یک پروژه را ارزیابی می‌کنید تا تعیین کنید که ارزش پذیرفتن دارد یا خیر، مطمئن شوید به خود این فرصت را داده‌اید که کاری با کیفیت بالا ارائه کنید؛ در غیر‌ این صورت به احتمال زیاد با مشکل مواجه خواهید شد.

۳- بلافاصله شروع به کار کنید.
برای یک فریلنسر به تعویق انداختن کارها بسیار آسان است، زیرا کسی وجود ندارد که او را مجبور به پاسخگویی کند. این یک مفهوم بسیار ساده است؛ هرچه سریع‌تر شروع کنید شانس بیشتری دارید که بر طبق برنامه، کار خود را حاضر کنید.
با شروع بلافاصله‌ کار، این فرصت را خواهید داشت که اشتباهاتی را که به صورت بالقوه در هر پروژه‌ای وجود دارند تشخیص بدهید و زمانی کافی برای مقابله با آنها داشته باشید. در این‌صورت هنگام نزدیک شدن به مهلت تحویل کار، از استرس شما کاسته خواهد شد.

۴- برنامه‌ریزی برای مسائل غیر‌منتظره
بخشی از دشواری‌های موجود در قیمت‌گذاری پروژه‌ها، تنظیم مهلت تحویل کار و برنامه‌ریزی این است که وقوع مسائل غیر‌منتظره در جریان کار تقریباً قطعی می‌باشد. برنامه‌ریزی برای این مسائل یک بخش ضروری از فرایند کار است، که معمولاً پس از چند تجربه بد آن را یاد خواهید گرفت.
هنگامی که در برنامه‌ریزی خود برای مقابله با مشکلات پیش‌بینی‌نشده وقت اضافی در نظر بگیرید، لازم نیست تحویل کار خود را به تعویق بیندازید. اگرچه همه‌ی ما می‌دانیم که گاهی اوقات مشکلات غیرمنتظره‌ای اتفاق می‌افتند، اما توضیح این موضوع به یک مشتری از نظر حرفه‌ای برای شما چندان مناسب نخواهد بود. این درست است که گاهی حتی با وجود در نظر گرفتن زمان اضافی نیز ممکن است مشکلاتی در برنامه‌ریزی شما پیش بیاید، اما به حداقل رساندن و اجتناب از این موقعیت‌ها باید برایتان یک هدف باشد.

۵- برقراری ارتباط مناسب با مشتریانی که تکمیل به موقع کارها بستگی به همکاری آنها دارد.
اگر دلیل به تاخیر‌افتادن کار به مشتریان مربوط باشد برای یک فریلنسر ناامیدکننده خواهد بود. به طور مثال در طراحی یک وب‌سایت نیاز مبرمی وجود دارد که مشتری در جریان کار حضور داشته باشد. وقتی که در مراحل طراحی نیاز به دریافت بازخورد مشتری خود دارید، اگر او در دسترس نباشد و یا در نظردهی به کندی عمل کند، عاملی موثر در تاخیر شما خواهد بود.
برای اینکه مطمئن شوید مشتری‌های شما درک روشنی از این موضوع دارند، لازم است به حد کافی تاکید کنید که چه تاثیری در پیشرفت کارها بر طبق برنامه‌ریزی دارند. در غیر این‌صورت به شغلتان آسیب خواهد رسید.

۶- پیش از آغاز به کار، تا جایی که ممکن است اطلاعات بیشتری کسب کنید.
همان‌طور که در نکته قبلی اشاره شد، همیشه لازم است در برخی موارد نظرات مشتریان را به کار گیرید. البته در پروژه‌های مختلف به سطوح مختلفی از مشارکت مشتریان نیاز است. در صورت امکان، بهتر است اجازه بدهید مشتریان از ابتدا بدانند که از آنها چه انتظاری دارید. این کار برایشان این فرصت را فراهم می‌کند که تمامی اطلاعات مورد نظر شما را جمع‌آوری کنند و به شما نیز این فرصت را می‌دهد که اطلاعات را قبل از اینکه درطول پروژه به آنها نیاز پیدا کنید، در دست داشته باشید.
ممکن است در طول کار باز هم نیاز پیدا کنید از مشتری سوالاتی بپرسید، اما هرچه پیش از شروع کار اطلاعات بیشتری جمع‌آوری کرده باشید، در ادامه زمان کمتری را در انتظار پاسخ مشتری هدر می‌دهید. فراموش نکنید که هرچه به پایان زمان تعیین‌شده نزدیک‌تر می‌شوید، هر تاخیر کوچکی تاثیر فوق العاده‌ای در پیشرفت کار برطبق زمان‌بندی برجای خواهد گذاشت.

۷- مشتریان را در جریان برنامه زمانی کار قرار بدهید.
اگر می‌خواهید جریان پیشرفت کارتان را حفظ کنید، لازم است مشتریان از برنامه‌ریزی شما و بخشی از کار که در آن نقش دارند اطلاع پیدا کنند. برای مثال، وقتی در آغاز یک پروژه با مشتری ارتباط برقرار می‌کنید و نیاز به اطلاعات مشخصی دارید، در همان ابتدای کار در مورد زمانی که مشتری باید این اطلاعات را به شما تحویل دهد به توافق برسید. روش مناسبی نیست که برای درخواست خود از مشتری مهلتی مشخص نکنید. ممکن است زمان ارزشمندی را در حال انتظار از دست بدهید. تعیین مهلت برای مشتری به وضوح می‌تواند جریان کار را سرعت ببخشد.

۸- در طول مسیر برای خود اهداف کوچک تعیین کنید.
برخی از پروژه ها، به ویژه پروژه‌های بزرگ‌تر، درطول مسیر شامل اهداف کوچکتری هستند که در برنامه‌ریزی مشخص شده‌است. با این حال، حتی اگر در حال کار روی یک پروژه‌ی کوچک هستید، تمرین مناسبی برایتان خواهد بود که مسیری که باید برای تکمیل پروژه طی کنید را به اهداف و قدم‌های کوچکتری تقسیم کنید و برای خود در مسیر اهدافی مشخص کنید.
هنگامی که در حال ارزیابی این موضوع هستید که برای تکمیل پروژه چه مقدار زمان لازم دارید، کارتان ساده‌تر و دقیق‌تر خواهد شد، اگر آن را به بخش‌های کوچکتری تقسیم کنید و زمان مورد‌نیاز برای هر بخش را محاسبه کنید. در غیر این‌صورت ممکن است درباره‌ی بخشی از مسیر که طی کرده‌اید احساس خوبی داشته باشید؛ در حالیکه درواقع باید به مراتب جلوتر باشید تا بتوانید در مهلت تعیین شده کار را به اتمام برسانید.

۹- به صورت روزانه و هفتگی لیستی برای اهداف و کارهایتان تنظیم کنید.
اگر پروژه‌ای را آغاز کنید که در آن، زمان خاصی که هرکاری باید انجام بگیرد با جزئیات، مشخص شده باشد، قادر خواهید بود هرگاه که خواستید پیشرفت خود را ارزیابی کنید و اگر از برنامه عقب مانده بودید راهی برای تنظیم کارها پیدا کنید.
داشتن یک لیست برای انجام کارهای روزانه از نکات کلیدی برای داشتن یک روز کاری با بازدهی بالاست و تاثیر زیادی در عملکرد شما بر طبق برنامه‌ی زمانی دارد. به این ترتیب شما همیشه دقیقاً خواهید دانست که هر روز چه کاری را باید انجام بدهید تا در نهایت پروژه‌ی خود را به موقع تحویل بدهید.

۱۰- پیشرفت خود را به طور روزانه ارزیابی کنید.
علاوه بر اینکه باید اهداف و وظایف خود را به طور روزانه تعیین کنید، لازم است هر روز میزان پیشرفت خود را ارزیابی کنید و اطمینان حاصل کنید که هنوز برطبق برنامه‌ی زمانی خود جلو می‌روید. و اگر غیر از این بود، به وضوح بهتر است که هرچه زودتر مطلع شوید و خود را با برنامه‌ریزی کار تطبیق بدهید.
می توانید در پایان هر روز ۵ دقیقه را به این موضوع اختصاص دهید که لیست انجام کارهایتان را مورد بازبینی قرار بدهید و هرکاری که انجام نشده را به لیست کارهای روز بعد منتقل کنید. به این ترتیب همیشه خود را در مسیر حفظ خواهید کرد.

برگرفته از: vandelaydesign.com

الهه نیک نفس

الهه نیک نفس هستم. نوشتن رو دوست دارم و ترجمه کردن هم به نظر من نوعی نوشتن محسوب میشه. وقت گذروندن با اونهایی که دنیا رو مثل من می‌بینند دوست دارم؛ و بیشتر از اون تنهایی رو. تنهایی برای من فرصت نقاشی کردن، کتاب خوندن، فکر کردن و گاهی فیلم و سریال دیدنه. فریلنسر بودن رو به روش‌های دیگه کار‌کردن ترجیح میدم، چون هماهنگ ترین روش با سبک زندگی مورد علاقه ی منه.