دسته‌بندی کسب و کار و کارآفرینی - واحد مشترک کمکی پژوهش و مهندسی «هوش یار-تواندار» (HT-CSURE)

فردا فکنی دشمن بهره‌وری؛ چگونه بر آن غلبه کنیم؟

نیمی از روز کاری‌تان گذشته است، به لیست کارهایی که باید امروز انجام دهید نگاه می‌کنید و می‌بینید هنوز خیلی از موارد باقی مانده. شروع می‌کنید یکی یکی آن‌ها را خواندن ولی هیچ یک را برای پیگیری انتخاب نمی‌کنید! برای هر کدام توجیه یا بهانه‌ای می‌سازید و یکی پس از دیگری آن‌ها را به تعویق می‌اندازید. کارشناسان علوم رفتاری به این کار در اصطلاح فردا فکنی (Procrastination) می‌گویند. فردا فکنی به تعویق انداختن مداوم کارهایی است که قرار بوده در زمان حال انجام پذیرد. فردا فکنی یکی از عمده‌ترین عوامل کاهش بهره‌وری ما در طول روز است.

تقریباً تمامی ما فردا فکنی را بارها تجربه‎ کرده‌ایم. تکرار آن شاید ما را تا اوج عصبانیت و ناامیدی هم برده باشد؛ لیست‌ کارهای روزانه که در آخر روز بسیاری از آن‌ها انجام نشده باقی مانده‌اند. اگر نگران بهره‌وری خود در طول روز هستید و از عادت شدن فردا فکنی نگرانید این مطلب را تا انتها بخوانید.

اکثر افرادی که ساعات زیادی را در طول روز تلف می‌کنند بارها تلاش کرده‌اند که برای خود یک انضباط کاری ایجاد کنند ولی باز داستان به عقب انداختن کارها ختم شده‌است. شاید بهتر باشد روش‌های قدیمی که همراه با زور و اجبار شخصی به انجام امور است را کنار بگذاریم و روشی جدید را امتحان کنیم! روشی که با حس و حال و حوصله‌ی آن لحظه‌ی ما سر و کار داشته باشد.

معمولاً افرادی که مشکل وقت تلف‌کردن دارند سعی می‌کنند برای فرار از اضطراب و نگرانیِ انجام یک کار دشوار، مثلاً نوشتن یک ایمیل مهم به رئیس یکی از شرکت‌های همکار یا آنالیز داده‌های فروش، با فعالیت‌هایی که باعث کاهش اضطراب آن لحظه است سر خود را گرم کنند. فعالیت‌هایی از قبیل چک‌کردن صفحات خود در شبکه‌های اجتماعی، بالا پایین کردن صفحه اینستاگرام، رفتن به وبسایت‌های خبری که همین نیم ساعت پیش آن‌ چک شده‌بودند و یا حتی چرت‌زدن بی‌وقت! اما به گفته‌ی Timothy Pychyl، استادیار روانشناسی در دانشگاه کارلتون اوتاوا، این الگو، که محققان آن‌را "تسلیمِ حالِ خوب شدن" می‌نامند، باعث می‌شود فرد بعد از فردا فکنی، زمانی‌که با نتایج این به تعویق انداختن مواجه شد، نتایجی مثل از دست‌دادن ضرب‌الاجل یا هدر رفتن یک فرصت و ...، احساس بدتری در او ایجاد شود؛ احساسی بدتر از اضطراب آن لحظه!

روانشناسان و مشاوران مدیریت زمان به‌طور فزاینده بر روی یک استراتژی جدید تاکید می‌کنند: کمک به افراد "وقت‌تلف‌کن" برای تصویرسازی نتایجی که با به‌تعویق انداختن امور حاصل می‌شود و مقایسه‌ی آن نتایج نامطلوب با حال خوب موقتی که از فرار از انجام کارها به‌دست می‌آورند.

مرتبط: با این ۵ روش به جای کار زیاد هوشمندانه کار کنید

روش جدید مبتنی بر تحقیقات متعدد در دو سال گذشته است که نشان می‌دهند احساسات منفی می‌تواند تلاش‌های فرد برای کنترل خودش را از مسیر منحرف کند. روش‌های مدیریت زمان که امروزه کم و بیش بین همه جاافتاده است بدین شکل است که بر روی تغییرات رفتاری مثل ایجاد یک سیستم سازماندهی جدید برای انجام امور یا انجام تمرین‌هایی برای ایجاد یا تقویت اراده تأکید می‌کند. نتایج استفاده از این روش‌ها نشان می‌دهد هنوز کمبودهایی وجود دارد. تحقیقات جدید کمبودی که در روش‌های مدیریت زمان فعلی وجود دارد را برطرف خواهدکرد.

خانم گیسلا چودوس (Gisela Chodos) دو فرزند دانش‌آموز دارد و خود دانشجوی پاره‌وقت رشته‌ی علوم کامپیور است. او می‌گوید که عادت داشته تمیزکردن اتومبیلش را مدام به تعویق بیندازد، تا جایی که ماشین او آن‌قدر با اسباب‌بازی‌ها، پاکت‌های خوراکی، کیسه‌های غذای آماده، مداد و دیگر چیزها به‌هم‌ریخته می‌شد که او از پارک‌کردن ماشینش در اماکن عمومی یا سوارکردن آشنایان یا کمک به رساندن دیگران به مقصد خجالت می‌کشید.

Gisela سال ۲۰۱۲ پادکستی از دکتر Pychyl می‌شنود و متوجه می‌شود زمانی‌که به خودش می‌گوید "بعداً" حس بیشتری برای انجام فلان کار را خواهد داشت، تنها در حال تلاش برای بهبود حال حودش در آن لحظه است. او می‌گوید: "من سعی می‌کنم از احساساتم بگریزم و از ناراحتی پرهیز کنم." احساسات نامطلوبی که ناشی از اضطرابی است که او معمولاً حس می‌کند؛ اضطراب ناشی از اینکه کاری که او انجام خواهد داد به قدر کافی خوب نخواهدبود یا یک نفر آخرکار پیدا می‌شود که کارش را تأیید نخواهدکرد.

خانم گیسلا چودوس می‌گوید: "دانستن این‌که احساسات هسته‌ی اصلی این ماجرا است در زمانی‌که به خاطر انجام کاری حس معذب بودن پیدا می‌کنم، تا حدی به من انگیزه‌ی جنگیدن می‌دهد. اینکه با خود می‌اندیشم اگر آن کار نیمه‌کاره رها شود بعداً احساس ناراحتی بیشتری خواهم‌داشت." این طرزفکر به او کمک کرده تا بیش از قبل به تمیزکردن منظم اتومبیلش بپردازد. "از آخرین باری که وضعیت اتومبیلم آن‌قدر فاجعه بود که حتی فکر اینکه کسی ممکن است داخل آن را ببیند مرا به وحشت می‌انداخت مدت زیادی گذشته است."

محققان کتابی از استراتژی‎‌های اصلاح و بهبود حال و حوصله‌ی افراد درست کرده‌اند تا به افراد "وقت‌تلف‌کن" کمک کنند تا زمان کمتری را هدر بدهند و کمتر مرتکب فردا فکنی بشوند. بعضی از این استراتژی‌های کلاسیک آزمایش شده و مورد تأیید قرار گرفته‌اند. دکتر Pychyl به وقت‌تلف‌کن‌ها توصیه می‌کند: "فقط شروع کنید و آستانه‌ی شروع کردن را نسبتاً پایین انتخاب کنید." به گفته‌ی دکتر Pychyl، نویسنده‌ی کتاب "حل پازل فردا فکنی"، زمانی‌که وقت‌تلف‌کن‌ها بدانند اصلاح حال و حوصله‌شان چه کمکی به انجام کارهایشان می‌کند احتمال اینکه از تکنیک‌های پیشنهادشده استفاده‌کنند افزایش می‌یابد.‌ او اضافه می‌کند: "اصلاح حال و حوصله‌ی واقعی ما در یک لحظه به‌خصوص، از انجام همان کاری که قصد انجامش را داشتیم می‌آید؛ از انجام کاری که انجام دادنش برای ما مهم است."

او همچنین به افرادی که به زعم او وقت‌تلف‌کن به حساب می‌آیند توصیه می‌کند: "سفر در زمان" را تمرین کنید! بدین معنی که به آینده بروید و تصویری از خود در هنگام حس خوبی که بعد از انجام کار مورد نظر به‌دست آورده‌اید بسازید، و یا برعکس، به آینده بروید و حس بدی که در صورت عدم انجام آن خواهیدداشت را تصور کنید."

به گفته‌ی فادچیا سیروی (Fudchia Sirois)، استاد روانشناسی دانشگاه Bishop شهر Quebec، تکنیک سفر در زمان، تمایل وقت‌تلف‌کن‌ها برای غرق‌شدن شدید در اضطراب و نگرانی آن لحظه (که فرد را از فکرکردن به آینده باز می‌دارد) را از بین می‌برد.

شان گیلبرتسون (Sean Gilbertson)، بعد از امتحان کردن همه‌ی تکنیک‌های مدیریت زمان از قبیل یادداشت کردن خلق و خوی روزانه‌اش، کتاب قبلی دکتر Pychyl را خوانده‌بود. شان که یک مهندس نرم‌افزار است می‌گوید آن تکنیک‌ها به اندازه‌ی کافی به درون او نفوذ نمی‌کردند تا به او کمک کنند تا ببیند چگونه احساساتش مانع عمل هستند و آنها را به جهتی مثبت هدایت کند. با استفاده از تکنیک سفر در زمان او از خود می‌پرسد "اگر من کارم را به تعویق بیاندازم چه اتفاقات منفی خواهد افتاد؟ آیا در بازبینی‌های من دیده خواهد شد؟ چگونه بر شهرت کاری من لطمه خواهد زد؟ آیا بر افزایش حقوق و مزایا تأثیر خواهد گذاشت؟"

او اخیراً هنگام برنامه‌نویسی یک نمونه برای ابزاری پزشکی که به پزشکان کمک می‌کند زخم بستر در بیماران روی ویلچر را کنترل کنند این تکنیک را استفاده‌کرد. آقای گیلبرتسون احساس خوبی که از اتمام پروژه و راضی‌کردن مشتری و کارفرمایش به‌دست می‌آورد را تصور کرد. او بیمارانی را تصور کرد که "شاد زندگی می‌کردند و احساس بهتری داشتند." حس مثبت به‌دست آمده به او انرژی برطرف‌کردن سریع‌تر مشکل دستگاه را هدیه داد و پروژه‌ی سه‌ماهه، سر موقع به اتمام رسید. مشتریان آن‌قدر راضی بودند که حرف زدن با آن‌ها برای شان لذت‌بخش بود.

بر اساس تحقیقی از Joseph Ferrari، استاد روانشناسی دانشگاه DePaul در شیکاگو، حدود ۲۰% بزرگسالان ادعا می‌کنند وقت‌تلف‌کن‌های مُزمنی هستند. تحقیقات دیگر نشان می‌دهد که میان دانشجویان این میزان ممکن است تا ۷۰% هم برسد. طبق تحقیقی جدیدی که دکتر Ferrari هم در میان پژوهشگران آن بود، از ۲۲،۰۵۳ نفری که مورد مطالعه قرارگرفت، عادت وقت‌تلف‌کردن در میان افرادی که از درآمدهای پایین‌تر برخوردار بودند و افرادی که بدون‌شغل بودند، بیشتر دیده‌شد.

فردافکنی و به تعویق انداختن کارها باعث مشکلات درازمدت، از قبیل کوتاهی در جمع‌آوری پس‌انداز برای دوران بازنشستگی و نادیده‌گرفتن کارهای پزشکی پیش‌گیرانه نیز می‌شود. تحقیقات نشان می‌دهد مردان از زنان در به تعویق انداختن کارها بدتر هستند و محققین این عادت را عاملی در تمایل کمتر مردان به ادامه‌ی تحصیل می‌دانند.

گوردون فلت (Gordon Flett)، استاد روانشناسی دانشگاه York در تورنتو، می‌گوید بیشتر وقت‌تلف‌کن‌ها در همان حین به تعویق انداختن کار، خود را سرزنش می‌کنند، و فکرهای منفی مثل "چرا من نمی‌توانم به کاری که باید انجام دهم بپردازم؟" یا "من باید بیش از این مسئول‌ باشم" را پیش خود تکرار می‌کنند. دکتر Flett می‌گوید: "این مکالمه‌ی منفی درونی منعکس‌کننده‌ی نگرانی‌ها و تردیدهای فرد نسبت به خودش است."

هدف یک استراتژی اصلاح و بهبود حس و حال و خلق و خوی لحظه‌ای، بخشش خود، از بین‌بردن احساس گناه و حس سرزنش خود است. طبق تحقیقی که در سال ۲۰۱۰ به سرپرستی دکتر Michael Wohl، استادیار دانشگاه Carleton انجام گرفت، سال‌اولی‌های دانشگاه که خودشان را به خاطر تعویق در درس‌خواندن در امتحان اول بخشیدند در امتحان دوم، مطالعه دروس امتحانی خود را کمتر به تعویق انداختند. Thomas Flint تکنیک‌های غلبه بر فردا فکنی را با خواندن تحقیق‌هایی در زمینه‌ی خودتنظیمی (Self-regulation)، از جمله تحقیقات دکتر Pychyl و دکتر Sirois، فراگرفت. بعد از اینکه توماس فلینت و خانواده‌اش به خانه‌ی جدیدی در Sewell ایالت نیوجرسی نقل مکان کردند و او تا مدتی اقدام به بازکردن کارتن‌های اسباب و لوازمش نکرده بود، تصمیم گرفت از تکنیک‌های مربوط به خودتنظیمی استفاده کند. او به جای توبیخ کردن خودش به خاطر باز نکردن جعبه‌هایی که مدت‌ها در گاراژ خانه تلنبار شده بود، تصمیم گرفت خودش را ببخشد و با یک گام ساده شروع کند. او می‌گوید "من گفتم خیلی خوب، یک ساعت وقت تنها با هدف سرهم کردن تلویزیون! همین!" بعد به‌عنوان جایزه، یک برنامه‌ی تلویزیونی تماشا کرد. او می‌گوید اجازه‌دادن به خودش برای انجام کار در مراحل مختلف "یک پیروزی" بوده است.

ترک عادت فردا فکنی کار آسانی نیست و تلاش و استمرار می‌طلبد. ولی این تلاش ارزشش را دارد، چرا که در درازمدت بهره‌وری شما را به میزان قابل توجهی افزایش خواهدداد. زمان منبع باارزش و تکرارنشدنی است و افراد موفق کسانی هستند که از این منبع گران‌بها به بهترین نحو بهره‌برداری می‌کنند.